5S para la creatividad. Las empresas compiten en un mercado globalizado, donde la innovación y la creatividad son recursos imprescindibles para la buena salud de dichas entidades. Por ello un recurso muy importante y que cada vez las empresas tienen más en cuenta es su potencial y capital humano, que los diferencian de sus competidores, permitiendo un valor añadido es sus productos innovamos no solo en el producto en sí, sino en todo el proceso de creatividad que utilizan las personas para establecer el que y el cómo fabricar ese producto.

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OBJETIVO DEL PROYECTO

El objetivo del proyecto es que los participantes, puedan salir de la rutina diaria de realizar el trabajo, para preguntarse por otras posibilidades más eficientes que facilite el trabajo, reduzca riesgos laborales y aumente la productividad y la calidad. Mediante la comunicación entre los componentes de un mismo grupo, con los participantes de los otros turnos dentro de la misma area, buscando el consenso en las propuestas realizadas.

 

SESIONES

En 5S, en la fase  inicial de implantación pueden oscilar entre la 30 h a 50 h distribuidas entre  6 a 12 sesiones con una frecuencia semanal.
Las 5S es una metodología enmarcada en la línea de Mejora Continua

 

CONTENIDOS DE LAS SESIONES

En el aula se explica la metodología de 5S: Es una metodología que nace en Japón y que tiene una difusión a nivel mundial por sus beneficios y mejoras, interviniendo en aumentar los recursos humanos, estimulando la participación y creatividad de sus empleados.

Esta metodología se aplica en 5 etapas (5 eses) que corresponde a 5 palabras que empiezas con S y que significan

1ª ese:  SEIRI (Seleccionar) 

2ª ese: SEITON (Situar)

3ª ese : SEISO (Sanear)

4ª ese: SEIKETSU (Sistematizar)

5ª ese: SHITSUKE (Seguir)

 

1ª S -SEIRI (Seleccionar)

En la primera parte se presenta el proyecto explicando los conceptos de dicha metodología y se les invita a que formen parte del proyecto, ya que se trata de una gestión participativa, remarcando que los expertos y los que mas saben de cómo gestionar  su puesto de trabajo son ellos mismos y que la función del coordinador del proyecto será la de potenciar la creatividad y las propuestas de mejoras que surjan de cada grupo.

En el aula se les plantea la siguiente las siguientes preguntas:

¿Todo lo que esta en el puesto de trabajo es necesario?

¿Si lo es, es necesario en esa cantidad?

¿Si lo es, tiene que estar localizado aquí?

Al principio tímidamente surgen algunas propuestas y al cabo de unos minutos  se les entrega unas tarjetas rojas a los participantes y se les invita a que vayan a su area de trabajo y que señalicen todos los objetos innecesarios, sin ningún tipo de restricción, todo aquello que hace tiempo  que no utilizan o que utilizan muy esporádicamente, herramientas, utensilios, documentación…

Con libertad los participantes se mueven por la zona, interaccionan con otros participantes y el coordinador del proyecto va preguntando  por las cosas que le llaman la atención, frecuentemente surge una avalancha de preguntas y respuestas en relación a su utilidad, aparecen cosas que fueron útiles hace tiempo, pero que al modificarse el proceso dejo de ser útil y por ejemplo en el caso de que ese ordenador quedo inservible, descubren que pueden ofrecerlo a otros departamentos o sencillamente tirarlo y generar espacio.

Con las etiquetas rojas enganchadas a cada objeto, se realiza una fotografía y se insertan en un registro de la 1S en el que en el aula nos plantearemos las preguntas mencionadas anteriormente y realizaremos un Brainstorming de la necesidad de ese objeto, si es necesario en esa cantidad, si tiene que estar localizado en ese lugar…

Los participantes que a menudo están durante años en ese puesto de trabajo, se sorprenden de ver cosas que durante el día a día permanecen invisibles y es un momento en el que se sienten valorados al poder intervenir en como les gustaría tener su puesto de trabajo.

Normalmente las multinacionales en la misma zona suelen tener entre 2 y 5 turnos (mañana, tarde y noche de lunes a domingo) la misma dinámica se establece con cada grupo y las ideas de un grupo se tienen en consideración con los demás grupos buscando el efecto multiplicador, cuando la propuesta inicialmente surge en un grupo, pero que paulatinamente a través del proceso de comunicación y del brainstorming se añaden nuevas ideas.

Pasamos por las 3 fases:

1 -de planeamiento del problema, que en este caso es las cosas innecesarias en el puesto de trabajo y que perjudica nuestro hacer, por riesgos laborales, por falta de espacio,….

2 – descubrimiento de ideas: los miembros del grupo expresan todas las ideas y no se permiten críticas.

3 – Descubrimientos de soluciones. Las ideas son valoradas, se pide que elaboren las ideas de los demás y se elige la mas conveniente.

En esta etapa lo que se busca es la cantidad de ideas, que se van anotando en el registro, se invita a dejar volar la imaginación, a aplazar el juicio para la próxima etapa., se busca la combinación y la mejora: cabe esperar que, a lo largo de la sesión, los participantes relacionen sus ideas con las ideas de los otros y que surjan ideas mas brillantes.

A menudo se utilizan listas de comprobación (idea checklist) que ayudan a canalizar esas ideas.

Una vez han pasado por la experiencia de poner las etiquetas, los objetos señalados son retirados de la zona de trabajo y puestos en una zona diseñada para abarcar dichos objetos en el que durante un periodo que ellos estipulan se mantendrá a la espera de que verifiquen que no tiene ninguna utilidad y que otros departamentos puedan solicitar, hasta que finalmente un grupo gestor decide que hacer y con cada elemento.

 

2ª S: SEITON ( Situar)

Una vez hemos generado espació hemos de plantearnos las siguientes preguntas utilizando una lista de comprobación (idea checklist).

Donde ubicar cada elemento en función de economía de movimientos, ergonomía, evitar riesgos laborales.

¿Con  que frecuencia  utilizamos esos objetos? ¿Dónde estaría mejor ubicado para economizar movimientos innecesarios? ¿Como podemos facilitar su localización? ¿Sabemos donde encontrar cada cosa? ¿Están identificados los archivos? ¿Están señalizadas las ubicaciones? ¿Se pueden señalizar?…

La metodología de brainstorming es similar a la utilizada anteriormente con la “1ª ese”, lo que varia es que ahora el tema a tratar es  situar cada objeto para buscar la eficiencia y  facilitar el trabajo, en esta etapa surgen muchas ideas que se van elaborando con cada grupo y sus resultados son espectaculares ya que notan que pueden realizar el trabajo en mejores condiciones y ganar en calidad y eficiencia.

 

3ª S: SEISO (Sanear)

Repetimos la metodología pero esta vez en tema que nos ocupa es si nuestro puesto de trabajo esta en unas condiciones higiénicas adecuadas.

 

4ª S: SEIKETSU (Estandarizar)

Después de la aplicabilidad de las 3 primeras eses, en la cuarta se establece el Ideal de cómo nos gustaría encontrar el puesto de trabajo y de cómo tendríamos que dejarlo para que los demás lo encuentren en esas condiciones, cuales son los ítems que tenemos que realizar y verificar al finalizar nuestra jornada, para establecer el habito de trabajo y el respeto con los demás grupo, reduciendo los conflictos, ya que se establecen unos estándares que son consensuados por todos los participantes.

 

5ª S: SHITSUKE (Seguir)

En esta etapa, se establecen unas auditorias que son preguntas que han surgido de ellos mismos y que han consensuado y estandarizado para su posterior uso en forma de lista de comprobación,  que realizan paulatinamente los mismos participantes, con el objetivo de ir eliminando objetos innecesarios cuando estos aparecen, de detectar anomalías en el orden y en las condiciones laborales. Así el equipo se establece de una manera autónoma

Estas auditorias se realizan indefinidamente, y es un mantenimiento del método.

El grupo auditor se reúne cada vez que finaliza la auditoria y mediante la metodología de brainstorming y la lista de comprobación detectan cualquier problema que utilizan como una oportunidad para la mejora continua.

 

CONCLUSIONES

Como cordinador de programas de 5S he visto con claridad que las empresas que potencian el capital humano, mejoran en la rapidez y la calidad de resolver sus problemas, incluso pueden interpretar que los problemas son oportunidades para mejorar.

Seria muy conveniente que las empresas utilizaran la metodología que potencien el  pensamiento creativo en los equipos de trabajo, cohesionando los equipos, haciendo que los participantes se sienten mejor emocionalmente ya que pueden aportar y gestionar ideas que tienen valor y hacer que la motivación y la autoestima estén en niveles altos y saludables.

Las empresas que no tienen en cuenta a sus trabajadores, ni tampoco les permite expresar sus ideas la implicación es mucho peor ya que se sienten ajenos a dicha empresa.

Sentirse que formas parte de esa empresa y que puedes aportar tus ideas y son valoradas y elaboradas, conjuntamente con  las ideas de los demás compañeros permite potenciar la innovación y la creatividad, para resolver los problemas y tomarlos como oportunidades de mejora.

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