El principio fundamental del método de productividad desarrollado por David Allen es liberar la mente de tareas pendientes guardándolas en un lugar concreto. De esta manera, no será necesario recordar lo que hay que hacer, y se podrá poner el foco y la concentración en las cosas realmente importantes.

GTD gestion del tiempo 1 - serviconsultingEl método “Getting Things Done” o “GTD” es un sistema desa rrollado por David Allen, para la mejora de la productividad y ampliamente aceptado como una de las metolodogías más eficientes de organización personal.

 

El nombre de “GTD” viene del libro publicado por de David Allen (1945, US, consultor sobre productividad) en 199 XX, donde explica por primera vez toda su metodología sobre productividad personal, con ejemplos y exposición de causas sobre el porqué de la importancia de organizarse correctamente.

 

 

 

 

SOBRE EL SISTEMA

Sobre la premisa establecida por el autor de que disponemos de una memoria ineficiente, David Allen construye un sistema organizativo confiable, externo a nuestra memoria. Este sistema, implementado adecuadamente, nos permitirá acordarnos de las cosas en el momento indicado, y permitir que la mente pueda dedicarse de forma más relajada a trabajar en acciones concretas. El hecho de poder trabajar poniendo el foco en la tarea que nos ocupa, en lugar de disminuir eficacia pensando que se puede escapar algo, permite incrementar las dosis de creatividad y eficiencia.

GTD es una metodología destinada a descargar de la memoria todos aquellos detalles, citas, proyectos, etc., que ocupan y preocupan de forma innecesaria, ubicándolos en un sistema auxiliar que se debe revisar periódicamente para generar la confianza suficiente y evitar que todos estos detalles vuelvan a ocupar nuestra mente.

  1. Allen propone estructurar nuestras tareas en un sistema de listas. Hay algunas ya estandarizadas, como por ejemplo: “Entrada de tareas”, “Siguiente”, “Algún día”, “Proyectos”, “En espera”, … perose puede potenciar el sistema a través de una estructura auxiliar de listas que permita clasificar las acciones a realizar por otros criterios necesario para finalizarla:
  1. Por ubicación: en función de si se éstá en casa o en la oficina, habrá tareas que no se podran realizar por no disponer del entorno o las herramientas de trabajo adecuado. En estos casos, lo más conveniente será crear lista propias relacionadas con el entorno, ya sean genéricas o más particulares: “oficina”, “casa” ó “reuniones”, “encargos semanales”, etc. La clave radica en agrupar tareas que podamos realizar de golpe sin cambiar de entorno, preservando nuestra concentración y economizando tiempo.
  2. Por tiempo: se dispondrá de una lista de tareas para realizar en un intervalo corto de tiempo. Por ejemplo, aquellos diez minutos que se tienen entre reunión y reunión, esa media hora que sobra a la hora de comer o al final de la jornada. Lógicamente, no siempre se dispondrá de la energía y del tiempo suficiente para completar una gran tarea,por lo que la lista de pequeñas acciones potenciará nuestro día aprovechando los momentos muertos.

En este sentido, uno de los procesos más importantes será el de recopilación. Tenemos que crear un espacio físico ”Input box / Bandeja de Entrada de ideas”, en el que se depositaran todos los temas pendientes, ideas, proyectos en curso, frentes abiertos, o cuestiones que haya pendientes. La idea es descargar todo lo que se tenga en nuestra memoria  y traspasarlo a nuestro sistema de listas.

En la mayoría de las ocasiones, la realización de esta tarea inicial de recopilación, implicará bastante tiempo para poder recopilar todos los elementos dispersos de nuestra mente, de nuestro despacho, y de otros espacios. Pero será un tiempo eficientemente invertido, que nos permitirá procesar cada una de las acciones enviándolas a una de las listas del sistema.

Es importante también definir el concepto ACCIÓN. Para GTD una tarea es una acción física concreta. Por ejemplo, una cosa es Hacer la declaración de la renta (proceso constituido por diferentes acciones = incorrecto) y otra es ir a Solicitar el borrador de la declaración a hacienda (única acción concreta = correcto).

Hay que delimitar la primera acción a realizar con la máxima precisión, evitando perderse en tareas poco definidas y que puedan estar compuestas de varios pasos. En este último caso, se creará lo que se conoce como PROYECTO. En esta línea, GTD considera un proyecto todo aquel objetivo que necesita más de una acción física para ser completado.

En el ejemplo anterior la tarea hacer declaración de la renta podría componerse de las siguientes acciones:

  1. Bajar el borrador de la declaración de la renta
  2. Revisar que toda la información es correcta
  3. Modificar/añadir la información necesaria
  4. Confirmar el borrador
  5. Realizar / Esperar transferencia del banco..

Es importante entender correctamente los conceptos acción y proyecto y sus diferencias, ya que de lo contrario se podría llegar a sobrecargar el sistema de control de tareas con acciones demasiado complejas, perdiendo la esencia del método. GTD funciona por su simplicidad sobre el QUÉ y el CÓMO, que son las bases que aportan el dinamismo del sistema.

La PRODUCTIVIDAD del MÉTODO

El principal motivo del éxito del funcionamiento de GTD es probablemente su sencilla metodología: está basado en una serie de principios que pueden ser aplicados en la mayoría de casos, pero a su vez, es suficientemente complejo para que tenga en cuenta todos los detalles.

Uno de los motivos por los que muchas veces las personas no somos capaces de ser productivos con las tareas a realizar, es porque no se sabe calibrar correctamente la cantidad de tiempo que se va a invertir o el volumen de la carga de trabajo que va a conllevar una determinada tarea. Por este motivo, será crucial pensar en qué se podrá realmente hacer y en cuánto tiempo, antes de comprometerse a realizar una determinada tarea. Nuestra mente es perfecta para pensar, calcular, realizar  tareas creativas, etc, …pero no sirve para recordarnos en cada momento qué tenemos que hacer.

 En este sentido, GTD es un buen método de productividad porque tiene en cuenta que: el tiempo en sí mismo no se gestiona, se gestiona la carga de trabajo, las prioridades y se establece una planificación. El método Getting Things Done se basa en decidir a qué próximas acciones se va prestar la atención y se va a dedicar el tiempo disponible ahora mismo, pero en ningún momento intenta apostar por la gestión de nuestro tiempo.

Una de las principales diferencias respecto otras teorías de organización personal, es que el GTD no funciona de arriba a abajo, sino de abajo a arriba. En el primer caso, las metodologías “top-down” se centran en intentar saber primero el propósito en la vida, para después ir bajando de nivel definiendo objetivos, proyectos, etc.

GTD gestion del tiempo 1 - serviconsultingEn cambio, el método GTD funciona de “bottom-up” : se comienza clarificando y definiendo cuál es el trabajo actual, para poder llegar a controlar el día a día y, a partir de aquí, ya se podrá poner el foco en el medio y largo plazo.  De aquí viene que Getting Things Done esté estructurado en dos elementos clave: control y perspectiva.

 

El Control en GTD

GTD propone un flujo de trabajo para tener un adecuado control de las tareas propias y de los compromisos. El objetivo del control es que se sea capaz de sacar todo lo que se tenga que retener en la cabeza y externalizarlo, ponerlo todo en el sistema GTD creado, que será un sistema (con)fiable. El resultado será tener una sensación de control, de la situación, y permitir conseguir el estado de “mente como el agua” que explica David Allen en su libro.

El flujo de trabajo que se usa en GTD tiene cinco etapas, de igual importancia, para mantener el control de nuestro sistema y ser capaces de trabajar de la forma más eficiente posible. Son los siguientes:

  • Recopilar o capturar (“collect”): con el objetivo de conseguir que todas las inquietudes, ideas, tareas, pensamientos, etc, estén en nuestro sistema de inputs, en nuestra “bandeja de entrada”, y no en nuestra cabeza.
  • Procesar (“process”): todo lo que se ha recopilado y dejado en las bandejas de entrada, tiene que procesarse. En GTD procesar es convertir los inputs en en acciones.
  • Organizar (“organize”): lo procesado se tiene que organizar de forma concreta. En GTD organizar es distribuir lo procesado según su objetivo: por ejemplo, si no es necesario tirarlo a la papelera y si es material de referencia archivarlo, etc.,
  • Evaluar (“plan”): es decidir qué hacer, tanto después de procesar y organizar, como de forma periódica en cada revisión.
  • Hacer (“do”): realizar de forma eficiente los objetivos adquiridos, bien sean las acciones siguientes inmediatas, o las planificadas en agenda.

Dominado el control y bajo la sensación de mente como el agua, se podrá pasar a reflexionar sobre las acciones a medio y largo plazo, lo que GTD denomina perspectiva.

La Perspectiva en GTD

Una vez tenemos dominados los cinco pasos del flujo de trabajo de Getting Things Done, es importante no quedarnos solamente en eso. Para ser realmente productivos no solamente tenemos que tener una buena sensación de control en nuestro día a día, sino que tenemos que coger perspectiva para saber que lo que estamos haciendo va en la dirección adecuada.

Para conseguirlo, David Allen define el modelo de 6 niveles de altitud (“Horizons of Focus”)

  • Acciones (“pista de aterrizaje”-“Runaway”): cualquier tareaque pueda hacerse en un mismo momento, en un mismo sitio y de una sola vez. Y todas aquellos próximos pasos que vamos a tomar para conseguir resultados.
  • Proyectos(3.000 metros – “Projects”): cualquier resultado que necesite de más de una acción para llevarlo a cabo.
  • Áreas de enfoque y responsabilidad(6.000 metros – “Areas of Focus & responsability”): define el compromiso del día a día de cada persona, es decir, muestran los compromisos adquiridos, tanto con nosotros mismos como con otras personas. ¿En qué categorías de cosas somos resposables (trabajo, família, …)?
  • Metas y objetivos (9.000 metros – “Goals”): definen dónde queremos llegar y cómo vamos a llegar ahí. Es importnate que nuestras metas y objetivos estén vinculadas a nuestra visión: las metas y objetivos son los distintos pasos que nos hacen llegar a conseguir todo lo que deseamos. ¿Dónde se quiere estar en 1-2 años?
  • Visión(12.000 metros – “Vision”): basado en lo que se quiere llegar a ser en el largo plazo. ¿Dónde se quiere estar en 3-5 años?
  • Propósito y principios (15.000 metros o más – “Purpose and Core Values”): el porqué de nuestra existencia. El propósito es la definición de por qué hacemos lo que hacemos y los principios son los comportamientos que nos rigen, los valores que queremos respetar sí o sí en cualquier situación.

En GTD, cada uno de los seis niveles tiene que estar alineado con los niveles superiores, de manera que, por ejemplo, no debería ser posible estar trabajando en proyectos que no ayuden a acercarnos a nuestros objetivos, o que no esté de acuerdo con nuestra visión, propósito o principios.

La Planificación en GTD

Según GTD, la única forma en que se debe planificar es usando el método natural de planificación de proyectos. El primer paso de la planificación natural será definir el resultado que se espera conseguir. Por lo tanto, definir el propósito y visualizar el resultado que se quiere conseguir será imprescindible antes de organizar nuestros proyectos.

Para poder llevar a cabo una buena planificación, será preciso incorporar a nuestra rutina tres tipos de revisiones. Estas revisiones tienen que servir para decidir qué hacer, mantener la fiabilidad de nuestro sistema (mejorar el control) y ganar perspectiva.

  • Revisión diaria: como mínimo una vez al día. En esta revisión se tendrá que analizar los elementos que se pueden hacer hoy o en breve. Más en concreto, habrá que revisar nuestra lista de próximas acciones y nuestra agenda o calendario.
  • Revisión semanal: como mínimo una vez a la semana. Esta revisión sirve de control de fiabilidad del sistema. Se revisa nuestro calendario, el archivo de seguimiento, la lista de proyectos, etc.
  • Revisión general: revisión periódica, a decidir según convenga. Esta será la revisión general del sistema, por lo que es conveniente mantenerla prevista de realizar. En esta revisión se valida la alineación con nuestros objetivos y con nuestra visión y que seguimos avanzando en buena dirección.

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